[BRAND]Operating System

Run the business

SOP chuỗi cung ứng end-to-end

Daily useOnboardingInternal

Một trang cho toàn bộ chuỗi: chuẩn bị sản phẩm → bán → mua → vận chuyển → giao → hậu mãi. Mỗi bước có đúng một người làm chính, có người duyệt khi cần, có bên ngoài tham gia và có bằng chứng trước khi chuyển bước. Chi tiết từng đơn vẫn nằm ở SOP-A và SOP-B; trang này nối chúng với phần trước bán và với từng đối tác bên ngoài.

R làm chínhA duyệt / chịu trách nhiệm cuốiC tham gia, cung cấp đầu vàoI được báo┄▭ đối tác ngoài30 trạng thái trackerđỏ lối thoát ngoại lệ

1. Bản đồ tổng: ai làm gì ở từng giai đoạn

Hàng ngang là bên liên quan (nội bộ ở trên, đối tác ngoài ở dưới đường kẻ đậm). Cột là 12 giai đoạn. Mũi tên nối người làm chính, cho thấy "quả bóng" đi qua ai.

Operating map: ai làm gì ở từng giai đoạn chuỗi cung ứng Bên liên quan ↓Giai đoạn → CHUẨN BỊ P1 Chọn mẫu CHUẨN BỊ P2 NCC & mẫu CHUẨN BỊ P3 Giá & đăng bán BÁN S1 Nhận đơn MUA S2 Đặt NCC MUA S3 SX & gửi MUA S4 Kho gom · QC VẬN CHUYỂN S5 Xuất lô VẬN CHUYỂN S6 Biển · thông quan GIAO S7 Giao cuối GIAO S8 Sau giao · đóng HẬU MÃI B Hậu mãi Khách hàng Customer Shopify · cổng TT Hệ thống bán hàng P0 · CEO Duyệt cấp cao P5 · MKT Marketing & listing P4 · CX Chăm sóc KH P1 · OPS Điều phối P2 · SRC Mua hàng & QC P3 · LOG Logistics & HQ P6 · FIN Tài chính NCC / xưởng TQ Taobao · 1688 Kho gom TQ Consolidation WH Forwarder Hãng tàu · HQ xuất TQ Đại lý HQ Úc Customs broker ABF · DAFF Hải quan · kiểm dịch Úc Kho CFS / 3PL Úc Dỡ hàng · lưu tạm Hãng giao Úc Giao 2 người · lắp R Đề xuất mẫu A Duyệt danh sách R Tìm 2 NCC · đặt mẫu C Báo spec · gửi mẫu C Báo giá cước · HS C Báo giá LCL C Mã HS · thuế R Landed cost · giá A Duyệt giá R Listing · bật bán C Đặt & trả tiền C Thu tiền · tạo đơn R Kiểm & xác nhận R Lập PO R Trả NCC qua sàn C Xác nhận ngày xuất C SX · đóng kiện R Duyệt ảnh kiện C Nhận · đếm kiện R QC đạt/trượt I Gửi ảnh QC R Cắt lô · chứng từ A Duyệt lô C Gia cố · pallet C Booking · HQ xuất C Khai nhập khẩu C Kiểm dịch · thông quan R Thuế · GST R Theo dõi · ETA C Dỡ hàng · kiểm kiện C Hẹn · giao · POD R Phân bổ · POD C Nhận · ký POD R D+3 hướng dẫn · review R Đối soát chi phí A D+14 đóng đơn R Mở · đóng case A Duyệt A$51–150 A > A$150 · 100% R Hoàn tiền R Claim NCC

Kéo ngang để xem hết · Mở bản lớn / in ↗

2. Danh bạ bên liên quan

Bên liên quan Là ai Giao cho chuỗi cái gì Người nội bộ giữ quan hệ Bằng chứng nhận lại
Khách hàng (KH) Người mua tại Úc Đơn, địa chỉ, ngày nhận, ký POD, ảnh khi có lỗi CX Email xác nhận, POD, ảnh case
Shopify · cổng thanh toán Hệ thống bán và thu tiền Đơn đã thu tiền, email tự động, cảnh báo gian lận, tranh chấp OPS · FIN Mã đơn, trạng thái thanh toán
NCC / xưởng TQ Shop Taobao · 1688 Bản vẽ W×D×H, vật liệu, số kiện, sản xuất, đóng gói, nhãn brand SRC Xác nhận bằng chữ, ảnh kiện, vận đơn nội địa
Kho gom TQ Kho consolidation Nhận, đếm, cân, chụp; gia cố, dán shipping mark, pallet ISPM-15 SRC (QC) · LOG (xuất) Phiếu nhập kho, ảnh, số CBM/kg
Forwarder · hãng tàu Đại lý vận tải biển Báo giá, booking, khai hải quan xuất TQ, container, B/L LOG Booking, B/L, lịch tàu
Đại lý hải quan Úc Licensed customs broker Mã HS, khai báo nhập khẩu, tính thuế/GST, hồ sơ kiểm dịch LOG Bản khai, hóa đơn thuế, lệnh giải phóng
ABF · DAFF Hải quan và kiểm dịch Úc Đánh giá hồ sơ, yêu cầu xử lý/kiểm hóa, giải phóng hàng LOG (qua broker) Lệnh giải phóng, biên bản kiểm hóa nếu có
Kho CFS / 3PL Úc Kho dỡ container, lưu tạm Dỡ hàng, đếm kiện theo PL, chụp hư hỏng, giao cho hãng LOG Phiếu nhận, ảnh tình trạng
Hãng giao Úc Giao 2 người, lắp đặt Hẹn ngày, quét, giao đủ kiện, lắp (nếu mua), POD LOG · CX Lượt quét, ảnh POD

Nội bộ: CEO duyệt cấp cao · OPS điều phối · SRC mua hàng & QC · LOG logistics & hải quan · CX chăm sóc khách · MKT marketing & listing · FIN tài chính. Chi tiết quyền hạn: Roles, Authority & Access.

3. E0 · Chuẩn bị sản phẩm (trước khi bán)

Một mẫu chỉ được bật bán khi đi hết E0. Trạng thái SKU: DRAFT → VERIFIED → ACTIVE.

E0 Chuẩn bị sản phẩm: từ chọn mẫu tới mở bán Vị trí ↓Giai đoạn → P1 Chọn mẫu ⏱ theo Top 100 P2 Đối chiếu NCC ⏱ 5 mẫu/ngày P3 Mẫu thật ⏱ HERO: 7–14 ngày P4 Giá về tới Úc ⏱ trước khi đăng P5 Đăng bán ⏱ DRAFT → ACTIVE P0 · CEO Duyệt cấp cao P5 · MKT Marketing & listing P2 · SRC Mua hàng & QC NCC / xưởng TQ Taobao · 1688 P3 · LOG Logistics & HQ Forwarder Hãng tàu · HQ xuất TQ Đại lý HQ Úc Customs broker P6 · FIN Tài chính ↻ Master SKU là nguồn duy nhất cho listing, nhãn, chứng từ hỏi spec Khớp Duyệt Duyệt danh sách mẫu mở bán (HERO / CORE) Đề xuất mẫu từ Top 100 + nhu cầu thật Tìm 2 NCC/mẫu bằng ảnh ưu tiên NCC đã chấm Báo bản vẽ W×D×H vật liệu · số kiện thời gian SX Khớp ±2 cm? màu đúng mã? Đặt mẫu thật (HERO) + yêu cầu đóng gói Gửi mẫu ảnh/video đóng kiện Đo · chụp màu golden sample ghi Master SKU VERIFIED Xin báo giá cước theo CBM + phí kho gom Báo giá LCL lịch tàu thời gian chạy Xác nhận mã HS thuế · GST · kiểm dịch gỗ / bao bì Tính landed cost giá bán AUD biên ròng ≥ 30% Duyệt giá? Viết listing EN từ Master SKU ảnh được phép dùng Duyệt 5 câu + bật bán ACTIVE Lệch > 2 cm → mẫu khác / NCC khác Mẫu trượt → đổi NCC Biên < 30% → bỏ mẫu / đổi NCC

Kéo ngang để xem hết · Mở bản lớn / in ↗

Bước Việc R A C / I Đầu ra / bằng chứng Hạn
P1.1 Đề xuất mẫu từ Top 100 theo nhu cầu thật MKT CEO Danh sách HERO / CORE Đầu tuần
P2.1 Tìm 2 NCC mỗi mẫu bằng ảnh, ưu tiên NCC đã chấm điểm SRC NCC Source_Map: shop, Item ID 5 mẫu/ngày
P2.2 Hỏi và nhận bản vẽ W×D×H, vật liệu, số kiện, thời gian SX SRC NCC Xác nhận bằng chữ của NCC ≤ 48h
P2.3 So với Master SKU: lệch ≤ 2 cm, màu đúng mã SRC Kết quả đối chiếu Cùng ngày
P3.1 Đặt mẫu thật (HERO), đo, chụp màu, ghi golden sample SRC OPS NCC Ảnh đo, ảnh màu → VERIFIED 7–14 ngày
P4.1 Báo giá cước theo CBM, phí kho gom, lịch tàu LOG Forwarder Báo giá có hiệu lực Mỗi quý
P4.2 Xác nhận mã HS, thuế, GST, yêu cầu kiểm dịch gỗ / bao bì LOG Đại lý HQ Úc Email xác nhận mã HS Trước lô đầu
P4.3 Tính landed cost và giá bán AUD, biên ròng ≥ 30% FIN CEO LOG Bảng giá đã duyệt Trước khi đăng
P5.1 Viết listing EN từ Master SKU, ảnh được phép dùng MKT SRC Listing nháp 5/ngày
P5.2 Duyệt 5 câu và bật bán MKT CEO SKU → ACTIVE

4. E1 · Đơn hàng → đặt NCC → sản xuất → kho gom QC (S1–S4)

E1 Đơn hàng → đặt NCC → sản xuất → kho gom QC (S1–S4) Vị trí ↓Giai đoạn → S1 Nhận đơn ⏱ ≤ 4h làm việc S2 Đặt NCC ⏱ ≤ 24h sau thanh toán S3 SX & gửi ⏱ ≤ ngày hẹn +2d S4 Kho gom · QC ⏱ ≤ 2d sau nhập Khách hàng Customer Shopify · cổng TT Hệ thống bán hàng P4 · CX Chăm sóc KH P2 · SRC Mua hàng & QC P6 · FIN Tài chính NCC / xưởng TQ Taobao · 1688 Kho gom TQ Consolidation WH P1 · OPS Điều phối ↻ Control tower 09:00: rà cờ SLA (chưa đặt NCC > 24h, NCC quá hẹn > 2d, QC tồn > 2d) ↻ Cập nhật khách mỗi 7 ngày bằng trạng thái thật Đạt Đạt ảnh báo nhập Đạt Đặt hàng & thanh toán Thu tiền tạo đơn · chống gian lận tự động 10 Kiểm đơn: địa chỉ đường vào · SĐT mã · rủi ro Hợp lệ? 20 Email xác nhận + khung ETA thật Hỏi tồn + ngày xuất: NCC chính → dự phòng Lập PO: đúng mã + shipping mark + file nhãn Thanh toán NCC qua sàn Xác nhận PO ngày xuất cụ thể 30 Sản xuất đóng kiện X/Y dán nhãn brand Duyệt ảnh kiện + vận đơn nội địa 40 Gửi chuyển phát nội địa tới kho gom Nhận hàng đếm kiện · cân chụp ngoại quan QC: kích thước màu · phụ kiện đóng gói · ISPM QC đạt? 50 Gia cố · dán shipping mark đóng pallet ISPM-15 Gửi ảnh QC của chính đơn Nhận ảnh QC Không → C1 hủy / hỏi lại Hết hàng cả 2 NCC → C2 Trễ: +2d nhắc · +5d OPS · +7d đổi NCC Trượt → NCC làm lại / đổi

Kéo ngang để xem hết · Mở bản lớn / in ↗

Bước Việc R A C / I Đầu ra / bằng chứng SLA Trạng thái
S1.1 Khách đặt và thanh toán; Shopify tạo đơn, chống gian lận Shopify KH Đơn đã thu tiền Tức thì 10
S1.2 Kiểm đơn: địa chỉ giao được, đường vào nhà, SĐT, mã, dấu hiệu rủi ro CX Kết quả kiểm ≤ 4h LV
S1.3 Gửi email xác nhận kèm khung ETA thật CX KH (I) Email đã gửi ≤ 4h LV 20
S2.1 Hỏi tồn và ngày xuất: NCC chính, rồi dự phòng SRC NCC Ngày xuất cụ thể ≤ 24h
S2.2 Lập PO đúng mã, kèm shipping mark và file nhãn brand SRC NCC Mã PO ≤ 24h
S2.3 Thanh toán NCC qua sàn FIN SRC (I) Chứng từ thanh toán ≤ 24h 30
S3.1 NCC sản xuất, đóng kiện X/Y, dán nhãn, gửi ảnh/video NCC SRC Ảnh kiện Ngày hẹn
S3.2 Duyệt ảnh kiện, nhận vận đơn nội địa SRC OPS (trễ) NCC Vận đơn ≤ hẹn +2d 40
S4.1 Kho gom nhận, đếm kiện, cân, chụp ngoại quan Kho gom SRC (I) Phiếu nhập Khi hàng tới
S4.2 QC theo checklist: kích thước ±5 mm, màu, phụ kiện, đóng gói, ISPM-15 SRC Kho gom Checklist + ảnh QC ≤ 2d sau nhập 50
S4.3 Gia cố, dán shipping mark, đóng pallet ISPM-15 Kho gom SRC Ảnh pallet Trước ngày cắt lô
S4.4 Gửi ảnh QC của chính đơn cho khách CX KH (I) Email kèm ảnh ≤ 1d sau QC

5. E2 · Xuất khẩu TQ → biển → thông quan Úc (S5–S6)

E2 Xuất khẩu TQ → vận tải biển → thông quan Úc (S5–S6) Vị trí ↓Giai đoạn → S5 Cắt lô · chứng từ ⏱ 1 ngày cố định/tuần S5 Xuất khẩu TQ ⏱ theo lịch tàu S6 Trên biển ⏱ theo B/L S6 Thông quan Úc ⏱ báo giữ ≤ 24h P1 · OPS Điều phối P3 · LOG Logistics & HQ Forwarder Hãng tàu · HQ xuất TQ Kho gom TQ Consolidation WH Đại lý HQ Úc Customs broker ABF · DAFF Hải quan · kiểm dịch Úc P6 · FIN Tài chính P4 · CX Chăm sóc KH ↻ Theo dõi tàu · cảng; mọi thay đổi ETA ghi tracker trong ngày Duyệt Có Cắt lô tuần đơn QC đạt tính CBM · kg Lập CI · PL packing declaration ISPM-15 · C/O ChAFTA Duyệt lô chứng từ khớp hàng thật Booking lấy hàng tại kho gom Bàn giao đủ kiện theo PL Khai HQ xuất TQ đóng container phát hành B/L 60 Cập nhật ETA lô vào tracker gửi bộ chứng từ Báo khách: đã xuất + tracking (chỉ khi có quét thật) Khai báo nhập khẩu (FID) trước khi tàu cập cảng Đánh giá hồ sơ kiểm dịch gỗ bao bì · kiểm hóa? Nộp thuế · GST phí cảng · phí kiểm dịch Thông quan? 70 Nhận lệnh giải phóng · đặt kho CFS dỡ hàng Không khớp → sửa chứng từ Bị giữ → báo KH ≤ 24h Chậm tàu → cập nhật ETA ngay

Kéo ngang để xem hết · Mở bản lớn / in ↗

Bước Việc R A C / I Đầu ra / bằng chứng SLA Trạng thái
S5.1 Cắt lô tuần: chọn đơn đã QC đạt, tính CBM/kg LOG Kho gom Danh sách lô 1 ngày cố định/tuần
S5.2 Lập CI, PL, packing declaration, chứng nhận ISPM-15, C/O ChAFTA LOG Kho gom · Forwarder Bộ chứng từ Trước booking
S5.3 Duyệt lô: chứng từ khớp hàng thật LOG OPS Lô đã duyệt Cùng ngày
S5.4 Booking, lấy hàng tại kho gom, khai hải quan xuất TQ, phát hành B/L Forwarder LOG B/L, lượt quét đầu Theo lịch tàu 60
S5.5 Cập nhật ETA lô vào tracker; báo khách đã xuất kèm tracking (chỉ khi có quét thật) LOG CX · KH (I) ETA trong tracker Trong ngày
S6.1 Khai báo nhập khẩu trước khi tàu cập cảng (lô > A$1.000 cần tờ khai đầy đủ) Đại lý HQ Úc LOG Bản khai Trước khi cập cảng
S6.2 ABF/DAFF đánh giá hồ sơ, yêu cầu xử lý hoặc kiểm hóa nếu cần ABF · DAFF Broker · LOG Kết quả đánh giá Theo cơ quan
S6.3 Nộp thuế, GST, phí cảng, phí kiểm dịch FIN Broker Biên lai Trước giải phóng
S6.4 Nhận lệnh giải phóng, đặt kho CFS dỡ hàng LOG Broker · Kho Úc Lệnh giải phóng ≤ 24h 70

Hàng bị giữ hoặc kiểm hóa: LOG báo CX để khách được báo trong 24 giờ, kèm ETA mới. Yêu cầu kiểm dịch cụ thể (gỗ, bao bì, xử lý theo mùa) do đại lý hải quan xác nhận cho từng lô; không tự suy đoán.

6. E3 · Kho Úc → giao chặng cuối → đóng đơn (S7–S8)

E3 Kho Úc → giao chặng cuối → sau giao → đóng đơn (S7–S8) Vị trí ↓Giai đoạn → S7 Dỡ hàng · phân bổ ⏱ ≤ 2d sau giải phóng S7 Giao chặng cuối ⏱ hãng hẹn ngày S8 Sau giao ⏱ D+3 S8 Đóng đơn ⏱ D+14 Khách hàng Customer Shopify · cổng TT Hệ thống bán hàng P4 · CX Chăm sóc KH P3 · LOG Logistics & HQ Kho CFS / 3PL Úc Dỡ hàng · lưu tạm Hãng giao Úc Giao 2 người · lắp P6 · FIN Tài chính P1 · OPS Điều phối ↻ Khách nhận tracking chỉ sau lượt quét thật của hãng giao quét thật POD Dỡ container đếm kiện theo PL chụp hư hỏng Phân bổ đơn cho hãng giao theo khu vực Nhận hàng quét lần đầu hẹn ngày với KH Fulfilled + email tracking 80 Chọn ngày nhận hàng Giao 2 người đủ kiện X/Y lắp (nếu mua) Kiểm kiện ký POD Xác nhận POD ảnh giao hàng 90 D+3 hướng dẫn lắp + mời review (mọi khách) Có vấn đề? Đối soát landed cost thực từng đơn vs giá sàn D+14 không case ĐÓNG ĐƠN 99 Kiện hỏng → chụp, claim, gửi bù Thiếu kiện / hỏng → SOP-B Có → SOP-B (C3–C8)

Kéo ngang để xem hết · Mở bản lớn / in ↗

Bước Việc R A C / I Đầu ra / bằng chứng SLA Trạng thái
S7.1 Dỡ container, đếm kiện theo PL, chụp hư hỏng Kho Úc LOG Phiếu nhận + ảnh ≤ 2d sau giải phóng
S7.2 Phân bổ đơn cho hãng giao theo khu vực LOG Hãng giao Danh sách giao Cùng ngày
S7.3 Hãng nhận hàng, quét lần đầu, hẹn ngày với khách Hãng giao KH · CX (I) Lượt quét thật Theo hãng
S7.4 Shopify chuyển Fulfilled và gửi tracking (chỉ sau lượt quét thật) CX KH (I) Email tracking Trong ngày 80
S7.5 Giao 2 người, đủ kiện X/Y, lắp nếu khách mua; khách ký POD Hãng giao KH Ảnh POD Ngày hẹn
S7.6 Xác nhận POD trong tracker LOG POD ≤ 1d 90
S8.1 D+3: hướng dẫn lắp, mời review (mọi khách) CX KH Email D+3
S8.2 Đối soát landed cost thực từng đơn với giá sàn FIN File chi phí Thứ Sáu
S8.3 D+14 không có case: đóng đơn OPS OPS Đơn đóng D+14 99

7. Hậu mãi và ngoại lệ

Mọi lệch chuẩn ở bất kỳ bước nào thoát sang SOP-B bằng mã case C1–C8: hủy, trễ, hỏng, thiếu kiện, sai hàng, đổi ý, chargeback, bảo hành. Mức duyệt bồi thường: ≤ A$50 CX · A$51–150 OPS · > A$150 hoặc hoàn 100% CEO. Hàng lỗi xử lý tại Úc, không gửi về Trung Quốc.

8. Điểm bàn giao quan trọng

Bàn giao Từ → tới Điều kiện để nhận Nếu thiếu
Mẫu sang bán SRC → MKT SKU VERIFIED, giá đã duyệt Không viết listing
Đơn sang mua CX → SRC Đơn trạng thái 20 SRC không đặt PO
Hàng sang kho gom NCC → Kho gom Đủ kiện X/Y, có nhãn Kho báo SRC trong ngày
QC sang xuất lô SRC → LOG Trạng thái 50, ảnh QC Không đưa vào lô
Lô sang forwarder LOG → Forwarder OPS đã duyệt chứng từ Không booking
Thông quan sang giao Broker → LOG → Kho Úc Lệnh giải phóng Báo khách ≤ 24h
Giao sang sau bán Hãng giao → LOG → CX Ảnh POD Không chuyển 90