[BRAND]Operating System

Start here

[BRAND] Operating System

Daily use

Một nguồn sự thật cho cách chúng ta bán, đặt hàng, vận chuyển, hỗ trợ và cải tiến từng đơn.

  • Chỉ hứa điều làm được và chứng minh được.
  • Mỗi lần đổi trạng thái cần bằng chứng.
  • Lỗi lặp lại phải sửa quy trình, không chỉ sửa đơn.

Bản đồ chuỗi cung ứng: ai làm gì ở từng giai đoạn

Từ chọn mẫu tới hậu mãi, 12 giai đoạn, 16 bên liên quan. R làm chính · A duyệt · C tham gia · I được báo. Swimlane chi tiết từng bước, từng bên: SOP chuỗi cung ứng end-to-end (E0 chuẩn bị sản phẩm · E1 đơn → kho gom · E2 xuất khẩu → thông quan · E3 giao → đóng đơn).

Operating map: ai làm gì ở từng giai đoạn chuỗi cung ứng Bên liên quan ↓Giai đoạn → CHUẨN BỊ P1 Chọn mẫu CHUẨN BỊ P2 NCC & mẫu CHUẨN BỊ P3 Giá & đăng bán BÁN S1 Nhận đơn MUA S2 Đặt NCC MUA S3 SX & gửi MUA S4 Kho gom · QC VẬN CHUYỂN S5 Xuất lô VẬN CHUYỂN S6 Biển · thông quan GIAO S7 Giao cuối GIAO S8 Sau giao · đóng HẬU MÃI B Hậu mãi Khách hàng Customer Shopify · cổng TT Hệ thống bán hàng P0 · CEO Duyệt cấp cao P5 · MKT Marketing & listing P4 · CX Chăm sóc KH P1 · OPS Điều phối P2 · SRC Mua hàng & QC P3 · LOG Logistics & HQ P6 · FIN Tài chính NCC / xưởng TQ Taobao · 1688 Kho gom TQ Consolidation WH Forwarder Hãng tàu · HQ xuất TQ Đại lý HQ Úc Customs broker ABF · DAFF Hải quan · kiểm dịch Úc Kho CFS / 3PL Úc Dỡ hàng · lưu tạm Hãng giao Úc Giao 2 người · lắp R Đề xuất mẫu A Duyệt danh sách R Tìm 2 NCC · đặt mẫu C Báo spec · gửi mẫu C Báo giá cước · HS C Báo giá LCL C Mã HS · thuế R Landed cost · giá A Duyệt giá R Listing · bật bán C Đặt & trả tiền C Thu tiền · tạo đơn R Kiểm & xác nhận R Lập PO R Trả NCC qua sàn C Xác nhận ngày xuất C SX · đóng kiện R Duyệt ảnh kiện C Nhận · đếm kiện R QC đạt/trượt I Gửi ảnh QC R Cắt lô · chứng từ A Duyệt lô C Gia cố · pallet C Booking · HQ xuất C Khai nhập khẩu C Kiểm dịch · thông quan R Thuế · GST R Theo dõi · ETA C Dỡ hàng · kiểm kiện C Hẹn · giao · POD R Phân bổ · POD C Nhận · ký POD R D+3 hướng dẫn · review R Đối soát chi phí A D+14 đóng đơn R Mở · đóng case A Duyệt A$51–150 A > A$150 · 100% R Hoàn tiền R Claim NCC

Kéo ngang để xem hết · Mở bản lớn / in ↗

Tôi đang làm vị trí…

CXP4Customer ExperienceChăm sóc kháchBắt đầu ở đây →SRCP2Sourcing & Quality ControlMua hàng & QCBắt đầu ở đây →LOGP3Logistics & CustomsLogistics & Hải quanBắt đầu ở đây →OPSP1Operations / Control TowerĐiều phốiBắt đầu ở đây →MKTP5Marketing & ListingsMarketing & ListingBắt đầu ở đây →FINP6FinanceTài chínhBắt đầu ở đây →CEOP0Decisions & approvalsDuyệt cấp caoBắt đầu ở đây →

Tôi cần xử lý…

Đơn mới vừa được thanh toánCX · ≤ 4h làm việcSOP-A · S1 Nhận đơn →Cần đặt hàng NCCSRC · ≤ 24h sau thanh toánSOP-A · S2 Đặt NCC →NCC trễ hẹn hoặc QC trượtSRC → OPS · +2d nhắc · +5d OPS · +7d đổi NCCSOP-A · Lối thoát S3 / S4 →Chuẩn bị lô hàng / chứng từ hải quanLOG · 1 ngày cố định/tuầnSOP-A · S5 Xuất lô →Đơn sắp tới hoặc đã quá ETACX · Báo trước ≥ 7 ngàySOP-B · C2 Trễ hạn →Khách báo hỏng, thiếu, sai hàng hoặc muốn hoànCX · Phản hồi ≤ 4h LVSOP-B · Chọn loại case →Có tranh chấp thanh toán / chargebackOPS (CX gọi) · Gọi khách ≤ 24hSOP-B · B3 Chargeback →Ra mắt SKU hoặc sửa trang sản phẩmMKT · Trước khi đăng7 tiêu chí đăng bán →Chủ trì control tower 09:00OPS · 15 phút, hằng ngàyCờ SLA & cách xử lý →Làm báo cáo tuần thứ SáuOPS → CEO · Thứ Sáu 16:00Mẫu báo cáo tuần →

Xem bảng định tuyến đầy đủ: bằng chứng, tracker, biểu mẫu →

Vòng đời đơn chuẩn S1–S8

  1. S1Đơn mớiNew orderCXSLA≤ 4h LVCổngEmail xác nhận · ETA min/maxKháchEmail xác nhận + khung ETA→ 20
    Không hợp lệ / không giao được C1
  2. S2Đặt NCCSupplier orderSRC FINSLA≤ 24hCổngMã PO + ngày xuất · đã thanh toán sànKháchCập nhật 7 ngày: đang sản xuất→ 30
    NCC hết hàng C1·C2
  3. S3SX & gửiProduction & dispatchSRCSLA≤ hẹn +2dCổngẢnh kiện duyệt · vận đơn nội địaKháchCập nhật 7 ngày→ 40
    NCC trễ C2
  4. S4Kho gom · QCConsolidation & QCSRCSLA≤ 2d sau nhậpCổngẢnh QC · checklist đạtKháchẢnh QC của chính đơn→ 50
    QC trượt C2
  5. S5Xuất lôExport batchLOG OPSSLA1 ngày/tuầnCổngLượt quét thật của hãngKháchFulfilled + email tracking→ 60
    Rủi ro ETA (≤ 14d chưa xuất) C2
  6. S6Thông quanCustomsLOGSLAbáo giữ ≤ 24hCổngTracking tới cảng / hải quanKháchCập nhật 7 ngày · bị giữ báo ≤ 24h→ 70
    Bị giữ hải quan C2
  7. S7Giao cuốiLast-mile deliveryLOGSLAhãng hẹn ngàyCổngHãng nhận hàng → PODKháchHãng giao hẹn ngày→ 80→90
    Quá ETA max C2
  8. S8Sau giao · đóngPost-delivery & closeCX FINSLAD+3 · D+14CổngD+14 không case · chi phí đủKháchD+3 hướng dẫn lắp + mời review→ 99
    Khách khiếu nại C3–C8

30 trạng thái sau khi qua cổng · ↳ đỏ lối thoát ngoại lệ → SOP-B · bấm vào một giai đoạn để mở đúng bước

Nhịp vận hành hôm nay

07:00Kiểm tra theo vị tríCX hộp thư · SRC tin NCC · LOG tracking lô09:00Control Tower15 phút. Mỗi cờ đỏ có tên người xử lý trong ngàyTrong ngàyĐơn · NCC · logistics · kháchS1 xác nhận · S2 PO · S5 chứng từ · cập nhật 7 ngày · caseThứ SáuĐối soát · review case · báo cáo tuầnFIN đối soát · OPS báo cáo → CEONgày 01Rà ETA · chính sách · lằn ranh đỏNới khung nếu 10% đơn chậm nhất vượt khung

Dashboard / tracker · Cờ SLA · Mẫu báo cáo tuần · Checklist theo vị trí

Nguyên tắc đầy đủ và lằn ranh đỏ: Operating principles · Founder note