Management

Công cụ và biểu mẫu

Daily use

Biểu mẫu (tải về dùng ngay)

File	Dùng để	Ai dùng
SOP-Tracker.xlsx	Theo dõi đơn (SOP-A) và case hậu mãi (SOP-B): trạng thái tự tính, cờ SLA, dashboard KPI. Không có dữ liệu cá nhân khách	Cả team, họp 09:00
Swimlane: SOP-A · B1 case · B2 trả hàng · B3 chargeback	Bản lớn để in, dán tường, đào tạo người mới	Cả team
Mau_chung_tu_NCC.xlsx	Commercial invoice, packing list, shipping mark, nhãn sản phẩm, hướng dẫn lắp, QC checklist. Song ngữ Anh–Trung cho NCC	Mua hàng & QC, NCC
order-tracker-template.csv	Bản cũ có cột chi phí thực từng đơn. Dùng làm file chi phí riêng của FIN (không chia sẻ cho CX, MKT)	FIN
status-list.csv	Danh sách trạng thái đơn và điều kiện chuyển	Cả team

Cách dùng bộ chứng từ NCC:

Gửi file cho NCC kèm đơn đặt hàng (PO) và mã SKU của [BRAND].
NCC điền ô vàng, gửi lại kèm ảnh và video đóng kiện trước khi xuất hàng.
Mua hàng & QC duyệt trong 24 giờ. Sau đó NCC mới dán nhãn và giao cho forwarder.
Lưu toàn bộ theo số container.

Source of truth

Mỗi loại thông tin có một bản ghi gốc. Trang SOP mô tả cách làm; con số và bằng chứng sống nằm ở đây.

Thông tin	Bản ghi gốc (source of truth)
Trạng thái đơn, cờ SLA, ETA	Source of Truth sheet · tab DON
Case khách và người duyệt	Source of Truth sheet · tab CASE
Thông số, kích thước, màu, chất liệu	Source of Truth sheet · tab MASTER_SKU
Bằng chứng NCC, PO, ảnh QC	Thư mục NCC / PO / QC trên Drive
Chứng từ lô hàng	Thư mục lô hàng theo container
Landed cost thực, biên lãi	File chi phí FIN · hạn chế quyền
Lời hứa với khách	Customer-facing Policy + email xác nhận đơn
Nội dung trang sản phẩm	Listing đã duyệt từ Master SKU

Bản online: Google Sheet [BRAND] Source of Truth (tab SOURCE_OF_TRUTH, DON, CASE, DASHBOARD, MASTER_SKU, LAUNCH_BLOCKERS) · Mở sheet (cần quyền truy cập). Bản Excel offline: SOP-Tracker.xlsx (có dòng DEMO). Mẫu để dựng lại sheet: SOT-Google-Sheet.xlsx. File chi phí FIN và danh tính NCC để ở file riêng, hạn chế quyền (phân quyền dữ liệu).

Công cụ dữ liệu sản phẩm (Python)

Script	Làm gì
tools/catalog_export.py	Xuất toàn bộ sản phẩm, biến thể, ảnh từ một Shopify store bạn sở hữu hoặc được phép dùng (dữ liệu công khai `/products.json`), kiểm tra đủ theo sitemap
tools/normalize_catalog.py	Chuẩn hóa: 8 nhóm chính, hạng A/B/C, màu chuẩn, kích thước W × D × H (cm), mã sản phẩm và SKU mới, thư mục ảnh theo hạng/nhóm/mã/màu

pip install requests openpyxl pandas
python tools/catalog_export.py --store https://your-store.example --out export_store --images none
python tools/normalize_catalog.py --raw export_store/raw_products.json --out clean_db --store-url https://your-store.example
# tải ảnh hạng A, tối đa 8 ảnh mỗi màu:
python tools/normalize_catalog.py --raw export_store/raw_products.json --out clean_db --download-images A

Kết quả: 01_categories.csv, 02_products.csv, 03_variants.csv, 04_colour_map.csv, 05_images.csv, clean_catalogue_review.xlsx.

Quy tắc dữ liệu:

Dữ liệu sản phẩm, file Excel gốc, dữ liệu đơn và NCC không commit lên repo này (repo công khai). .gitignore đã chặn.
Thông số đăng web lấy từ NCC đã đối chiếu, không lấy nguyên từ store cũ.
Viết lại tên và mô tả theo giọng [BRAND]. Không dùng giá gạch cũ.

Sửa sổ tay này

Mỗi trang là một file Markdown trong thư mục content/; thứ tự và nhóm menu nằm ở site_map.py. Sửa file rồi chạy python build.py để tạo lại website trong docs/. Tên thương hiệu nằm ở site.json, đổi một lần là đổi toàn bộ.

Muốn sửa	Sửa ở	Rồi chạy
Swimlane (ô, mũi tên, SLA)	`tools/swimlane.py`	`python tools/swimlane.py` → `python build.py`
Tracker Excel	`tools/build_tracker.py`	`python tools/build_tracker.py`
Chữ trên trang	`content/*.md` (`{{SVG:a}}` = chèn swimlane)	`python build.py`
Menu, thẻ vị trí, thẻ sự kiện, bản đồ S1–S8, control panel SOP, source of truth, launch blockers	`site_map.py` (một chỗ duy nhất)	`python build.py`
Kiểm tra link và anchor sau khi sửa	–	`python tools/check_links.py` (phải báo 0 broken)